Artikel 1. Algemeen
1.1 Partijen: NVM Service Office B.V.; Hierna te noemen ‘Opdrachtnemer’ of ‘NVM Service
Office’. Makelaarskantoor, makelaar of andere Opdrachtgever; hierna te noemen
‘Opdrachtgever’.
1.2 Deze voorwaarden en de verwerkersvoorwaarden zijn van toepassing op iedere
aanbieding, offerte en overeenkomst tussen NVM Service Office en Opdrachtgever waarop
NVM Service Office deze voorwaarden van toepassing heeft verklaard, voor zover van
deze voorwaarden niet door partijen uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken.
1.3 Deze voorwaarden zijn ook van toepassing op overeenkomsten met NVM Service
Office, voor de uitvoering waarvan NVM Service Office derden inschakelt.
1.4 De toepasselijkheid van eventuele inkoopvoorwaarden of andere voorwaarden van
Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
1.5 Als één of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden op enig moment geheel
of gedeeltelijk nietig zijn of vernietigd mochten worden, dan blijven de overige
bepalingen in deze algemene voorwaarden volledig van kracht. NVM Service Office en
Opdrachtgever zullen alsdan in overleg treden om nieuwe bepalingen ter vervanging van
de nietige of vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel als mogelijk het
doel en de strekking van de oorspronkelijke bepalingen in acht wordt genomen.
1.6 Als onduidelijkheid bestaat over de uitleg van één of meerdere bepalingen van deze
algemene voorwaarden, dan dient de uitleg plaats te vinden ‘naar de geest’ van deze
bepalingen.
1.7 Als zich tussen partijen een situatie voordoet die niet in deze algemene voorwaarden
geregeld is, dan dient deze situatie te worden beoordeeld naar de geest van deze
algemene voorwaarden.
1.8 In geval dat NVM Service Office niet steeds strikte naleving van deze voorwaarden verlangt,
betekent dit niet dat de bepalingen daarvan niet van toepassing zijn, of dat NVM Service
Office in enigerlei mate het recht zou verliezen om in andere gevallen de stipte naleving van
de bepalingen van deze voorwaarden te verlangen.
Artikel 2. Fair use
2.1 De uitvoer van onze makelaarssupport is gebaseerd op fair use. Dat betekent dat wij het
inkomende telefoonverkeer van normale werkdagen opvangen en niet worden ingezet
om, zonder overleg en akkoord vooraf, omvangrijke marketingacties uit te voeren of op
te vangen.
Artikel 3. BTW en tariefaanpassingen
3.1 Onze tarieven zijn exclusief het wettelijk geldende btw tarief (nu 21%) en mogen periodiek
worden bijgesteld waarbij tevens de CBS indexcijfers dienstenprijzen, sectie N: overige
zakelijke diensten worden geraadpleegd. NVM Service Office zal eventuele prijswijzigingen
minimaal 1 maand voor ingangsdatum schriftelijk bij u aankondigen.
Artikel 4. Betaling en incassokosten
4.1 Betaling dient steeds te geschieden binnen 14 (veertien) dagen na factuurdatum, op een
door NVM Service Office aan te geven wijze in de valuta waarin is gefactureerd, tenzij
schriftelijk anders door NVM Service Office aangegeven. NVM Service Office is
gerechtigd om periodiek te factureren.
4.2 Als Opdrachtgever in gebreke blijft in de tijdige betaling van een factuur, dan is de
Opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Opdrachtgever is alsdan een rente
verschuldigd van 1% (één procent) per periodiek, tenzij de wettelijke rente hoger is, in
welk geval de wettelijke rente verschuldigd is. De rente over het opeisbare bedrag zal
worden berekend vanaf het moment dat Opdrachtgever in verzuim is tot het moment
van voldoening van het volledig verschuldigde bedrag.
4.3 NVM Service Office heeft het recht de door Opdrachtgever gedane betalingen te laten
strekken in de eerste plaats in mindering van de kosten, vervolgens in mindering van de
opengevallen rente en tenslotte in mindering van de hoofdsom en de lopende rente. NVM
Service Office kan, zonder daardoor in verzuim te komen, een aanbod tot betaling weigeren,
als Opdrachtgever een andere volgorde voor de toerekening van de betaling aanwijst. NVM
Service Office kan volledige aflossing van de hoofdsom weigeren, als daarbij niet eveneens de
opengevallen en lopende rente en incassokosten worden voldaan.
4.4 Opdrachtgever is nimmer gerechtigd tot verrekening van het door hem aan NVM
Service Office ver- schuldigde. Bezwaren tegen de hoogte van een factuur schorten de
betalingsverplichting niet op. Indien Opdrachtgever zich niet beroept afdeling 6.5.3
(artikelen 231 tot en met 247 boek 6 van het Burgerlijk Wetboek), heeft Opdrachtgever
evenmin het recht om de betaling van een factuur om een andere reden op te schorten.
4.5 Als Opdrachtgever in gebreke of in verzuim is in de (tijdige) nakoming van zijn
verplichtingen, dan komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte
voor rekening van Opdrachtgever. De buitengerechtelijke kosten worden berekend op
basis van hetgeen in de Nederlandse incassopraktijk gebruikelijk is, momenteel de
berekeningsmethode volgens Rapport Voorwerk II. Als NVM Service Office echter hogere
kosten ter incasso heeft gemaakt die redelijkerwijs noodzakelijk waren, komen de werkelijk
gemaakte kosten voor vergoeding in aanmerking. De eventuele gemaakte gerechtelijke en
executiekosten zullen eveneens op Opdrachtgever worden verhaald. Opdrachtgever is
over de verschuldigde incasso- kosten eveneens rente verschuldigd.
Artikel 5. Geheimhouding
5.1 NVM Service Office en haar medewerkers hebben geheimhoudingsplicht, zowel tijdens als
na afloop van de overeenkomst met Opdrachtgever ten aanzien van de gegevens die in het
kader van deze overeenkomst zijn verstrekt en andere vertrouwelijke informatie over
Opdrachtgever waar NVM Service Office kennis van neemt bij de verlening van haar
diensten.
Artikel 6. Intellectueel eigendom
6.1 NVM Service Office behoudt zich de rechten en bevoegdheden voor die haar toekomen
op grond van de Auteurswet en andere intellectuele wet- en regelgeving.
6.2 De informatie die Opdrachtgever aan NVM Service Office ter beschikking stelt ten
behoeve van een goede uitvoering van de overeengekomen diensten door NVM Service
Office B.V., blijft eigendom van Opdrachtgever.
6.3 NVM Service Office heeft het recht de door de uitvoering van de overeenkomst aan haar zijde
toegenomen kennis ook voor andere doeleinden te gebruiken, voor zover hierbij geen strikt
vertrouwelijke informatie van de Opdrachtgever ter kennis van derden wordt gebracht.
Artikel 7. Aansprakelijkheid
7.1 Wanneer Opdrachtgever van oordeel is dat NVM Service Office tekortschiet in de
nakoming van één of meer van zijn verplichtingen, dient Opdrachtgever NVM Service
Office daarvoor eerst schriftelijk in gebreke te stellen. NVM Service Office krijgt
vervolgens de tijd om binnen redelijke termijn alsnog zijn verplichtingen na te komen.
Onverminderd het voorgaande is de aansprakelijkheid van NVM Service Office beperkt tot
maximaal € 1.000,= per kalenderjaar. NVM Service Office is nimmer aansprakelijk voor
indirecte en gevolgschade, daaronder begrepen verlies van winst of inkomsten. De hiervoor
omschreven beperkingen van aansprakelijkheid zijn niet van toepassing in het geval er
sprake is van opzet en/of grove schuld.
Artikel 8. Overmacht
8.1 NVM Service Office B.V.is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting jegens
Opdrachtgever als NVM Service Office daartoe wordt gehinderd als gevolg van een
omstandigheid die niet is te wijten aan schuld, en noch krachtens de wet, een
rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor rekening van NVM Service
Office komt.
8.2 Onder overmacht wordt in deze algemene voorwaarden verstaan, naast hetgeen
daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buitenkomende
oorzaken, voorzien of niet-voorzien, waarop NVM Service Office geen invloed kan
uitoefenen, doch waardoor NVM Service Office niet in staat is haar verplichtingen na te
komen, werkstakingen in het bedrijf van NVM Service Office of van derden daaronder
begrepen. NVM Service Office B.V. heeft ook het recht zich op overmacht te beroepen als
de omstandigheid die (verdere) nakoming van de overeenkomst met Opdrachtgever
verhindert, intreedt nadat NVM Service Office haar verbintenis had moeten nakomen.
8.3 NVM Service Office kan de verplichtingen uit de overeenkomst opschorten gedurende de
periode dat de overmacht voortduurt. Als deze periode langer duurt dan 2 (twee) maanden,
dan heeft ieder der partijen het recht de overeenkomst te ontbinden, zonder verplichting
tot vergoeding van schade aan de andere partij.
8.4 Voor zover NVM Service Office ten tijde van het intreden van overmacht haar
verplichtingen inmiddels gedeeltelijk is nagekomen of deze zal kunnen nakomen, en aan
het nagekomen respectievelijk na te komen gedeelte zelfstandige waarde toekomt, is
NVM Service Office gerechtigd om het reeds nagekomen respectievelijk na te komen
gedeelte separaat te factureren. Opdrachtgever is gehouden deze factuur te voldoen als
ware er sprake van een afzonderlijke overeenkomst.
Artikel 9. Behoud van rechten
9.1 Dwingt één van de partijen een bepaling uit de voorwaarden en/of overeenkomst niet
meteen af, dan mag hij dit later alsnog doen. Als één van de partijen zich neerlegt bij het feit
dat de andere partij een verplichting niet vervult, impliceert dit niet dat hij afstand doet van
zijn uit die verplichting voortvloeiende rechten.
Artikel 10. Tussentijdse wijziging
10.1 NVM Service Office heeft het recht haar algemene voorwaarden tussentijds te wijzigen.
Opdrachtgever zal van de wijziging tijdig in kennis worden gesteld.
Artikel 11. Beëindiging per direct
11.1 NVM Service Office is gerechtigd de overeenkomst met Opdrachtgever tussentijds
zonder rechterlijke tussenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk te beëindigen:
1. indien aan de andere partij door de rechtbank surseance van betaling is verleend of indien de andere partij door de rechtbank in staat van faillissement is verklaard;
2. indien de onderneming van Opdrachtgever wordt gestaakt of anderszins wordtbeëindigd;
3. indien conservatoir of executoriaal beslag wordt gelegd ten laste van Opdrachtgeveren dit beslag directe of indirecte gevolgen heeft voor de uitvoering van dezeOvereenkomst;
4. indien Opdrachtgever niet langer NVM-lid is;
5. in geval van een gehele of gedeeltelijke overdracht van de onderneming vanOpdrachtgever aan een derde die geen NVM-lid is;
6. indien Opdrachtgever zich zodanig heeft gedragen dat van NVM Service Officeredelijkerwijs niet langer verwacht mag worden dat de Overeenkomst wordtgecontinueerd.
7. indien Opdrachtgever tuchtrechtelijk wordt veroordeeld dan wel indien een medewerkerof beleidsbepalende persoon van Opdrachtgever tuchtrechtelijk, strafrechtelijk of voorgrensoverschrijdend gedrag en/of discriminatie wordt veroordeeld door een daartoebevoegde instantie of rechter
11.2 Indien de Overeenkomst op grond van dit artikel wordt beëindigd is NVM Service Officegerechtigd om het Algemeen Bestuur van de Nederlandse Coöperatieve Vereniging van Makelaars en Taxateurs in onroerende goederen NVM U.A. hierover te informeren.
Artikel 12. Toepasselijk recht en geschillen
12.1 Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Over elk – blijvend – geschil
over de totstandkoming, de uitleg en/of de uitvoering van de overeenkomst beslist een
daarvoor bevoegde rechter, in het arrondissement Utrecht.
Artikel 13. AVG, verwerkersrollen en privacy.
13.1 Rolverdeling
Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) van kracht voor
de gehele Europese Unie (EU). De AVG geldt voor alle organisaties die
persoonsgegevens verwerken. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die zijn te
herleiden naar identificeerbare natuurlijke personen. De AVG bepaalt daarnaast dat er
altijd een doel moet zijn om persoonsgegevens te verwerken. Het doel voor het
verwerken van zulke gegevens wordt bepaald door de Verwerkingsverantwoordelijke. In
dit geval is dat het NVM Lid. NVM Service Office wordt aangemerkt als verwerker van
deze gegevens en helpt haar klanten met het verwerken van persoonsgegevens. Bij het
afnemen van de NVM Service Office diensten en systemen worden door ons in opdracht
van NVM Leden en overige Opdrachtgevers persoonsgegevens verwerkt, zodat zij in
staat zijn de door hen beoogde bedrijfsactiviteiten uit te voeren. Daarmee zijn zij volgens
de AVG de ‘Verwerkingsverantwoordelijke’ en NVM Service Office de ‘Verwerker’. In deze
algemene voorwaarden geldt NVM Service Office als “Verwerker” of “wij”.
Opdrachtgever van NVM Service Office is de “Verwerkingsverantwoordelijke”.
Gezamenlijk worden NVM Leden, Opdrachtgevers en de NVM Service Office in dit
artikel aangeduid als: “Partijen” of “wij” gezamenlijk. Om te kunnen waarborgen dat wij
de AVG naleven is het van belang dat wij en Opdrachtgever ons gezamenlijk verbinden
tot het naleven van diverse bepalingen uit deze verordening. Deze verbintenis is
vastgelegd in deze verwerkersafspraken, die deel uitmaakt van deze Algemene
Voorwaarden. Met deze verwerkersafspraken wordt beoogd de risico’s van het
verwerken van persoonsgegevens te beheersen, transparantie te creëren over de wijze
waarop met deze gegevens wordt omgegaan en uiteengezet in hoeverre en op welke
manier hier door betrokkenen controle op kan worden uitgevoerd. Daarnaast bevatten
de verwerkersafspraken garanties voor Opdrachtgever, verlangen wij ook enkele
zekerheden en bieden wij transparantie omtrent (de wijze van) de verwerking van
persoonsgegevens, waarvoor en onder welke voorwaarden dit gebeurt. Verder stellen
wij ons coöperatief op waar het gaat om de verplichting van onze klanten als de
Verwerkingsverantwoordelijke om mee te werken aan eventuele verzoeken van de
personen om wiens gegevens het gaat en in het geval sprake is van een onverhoopt
datalek.
13.2 Toepasselijkheid en looptijd.
Deze voorwaarden zijn van toepassing op iedere verwerking van persoonsgegevens die
door NVM Service Office als verwerker wordt gedaan op basis van de getekende offerte
door Opdrachtgever als Verwerkingsverantwoordelijke. Deze afspraken treden in werking
op de datum waarop de dienstverlening start, dan wel met ingang van de datum waarop
de overeenkomst van opdracht is ondertekend en eindigt op het moment dat wij geen
persoonsgegevens meer onder ons hebben die wij in het kader van onze dienstverlening
voor Opdrachtgever verwerken.
13.3 Verwerking.
Wij verwerken de persoonsgegevens uitsluitend op de manier die wij met Verwerkingsverantwoordelijke hebben afgesproken met betrekking tot onze dienstverlening . Wij
verwerken de persoonsgegevens niet langer of uitgebreider dan noodzakelijk voor de
uitvoering van onze dienstverlening. De verwerking vindt plaats volgens schriftelijke
instructies van Opdrachtgever, tenzij wij op grond van de wet- of regelgeving verplicht
zijn om anders te handelen. Indien een instructie, naar onze mening, een inbreuk maakt op de
AVG stellen wij Verwerkingsverantwoordelijke daarvan onmiddellijk in kennis.
13.4 De verwerking vindt plaats onder verantwoordelijkheid van Opdrachtgever. Wij hebben
geen zeggenschap over het doel en de middelen van de verwerking en nemen geen
beslissingen over zaken als het gebruik van persoonsgegevens, de bewaartermijn van
de voor Opdrachtgever verwerkte persoonsgegevens en het verstrekken van
persoonsgegevens aan derden. Verwerkingsverantwoordelijke moet ervoor zorgen dat
het doel en de middelen van de verwerking van de persoonsgegevens duidelijk is
vastgesteld. De zeggenschap over de persoonsgegevens berust nooit bij NVM Service
Office.
13.5 Wetgeving.
Verwerkingsverantwoordelijke is wettelijk verplicht de vigerende wet- en regelgeving op
het gebied van privacy na te leven. In het bijzonder dient Opdrachtgever vast te stellen of er
sprake is van een rechtmatige grondslag voor het verwerken van de persoonsgegevens.
Wij zorgen ervoor dat wij voldoen aan de op ons als Verwerker van toepassing zijnde
regelgeving op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens en de afspraken
die we hebben gemaakt in deze overeenkomst.
13.6 Data toegang.
Wij zorgen ervoor dat alleen onze medewerkers toegang hebben tot de
persoonsgegevens. Wij beperken de toegang tot medewerkers voor wie de toegang
noodzakelijk is voor hun werkzaamheden, waarbij de toegang beperkt is tot
persoonsgegevens die deze medewerkers nodig hebben voor hun werkzaamheden. Wij
zorgen er bovendien voor dat de medewerkers die toegang hebben tot de
persoonsgegevens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang
met persoonsgegevens en dat zij bekend zijn met de verantwoordelijkheden en wettelijke
verplichtingen.
13.7 Subverwerkers.
Voor het uitvoeren van de met Opdrachtgever overeengekomen werkzaamheden worden
slechts sub- verwerkers ingeschakeld, waar noodzakelijk en pas nadat Opdrachtgever
schriftelijk toestemming heeft verleend.
13.8 Doelgebondenheid Subverwerkers.
Aan subverwerkers worden de verplichtingen uit deze voorwaarden opgelegd. Dit betreft
mogelijk leveranciers van applicaties, systemen en bijbehorende diensten die
noodzakelijk zijn voor de kwaliteit en continuïteit van onze dienstverlening aan
Verwerkingsverantwoordelijke.
13.9 Ondersteuning.
Voor zover mogelijk verlenen wij verwerkingsverantwoordelijke bijstand bij het vervullen
van verplichtingen van Opdrachtgever om verzoeken om uitoefening van rechten van
betrokkenen (in de betekenis die de AVG daaraan toekent) af te handelen. Als wij
(rechtstreeks) verzoeken ontvangen van betrokkene(n) om uitoefening van hun rechten
(bijvoorbeeld inzage, wijziging of verwijdering van persoonsgegevens), dan zenden wij
deze verzoeken direct naar Verwerkingsverantwoordelijke door.
Verwerkingsverantwoordelijke handelt deze verzoeken zelf af, waarbij wij
Verwerkingsverantwoordelijke natuurlijk behulpzaam kunnen zijn als wij in het kader van
onze dienstverlening toegang hebben tot deze persoonsgegevens. Hiervoor kunnen wij
daarvoor gemaakte kosten bij Verwerkingsverantwoordelijke in rekening brengen.
13.10 Delen met derden.
Indien wij van derden een verzoek krijgen om persoonsgegevens ter beschikking te
stellen, stellen wij Verwerkingsverantwoordelijke direct op de hoogte van het verzoek,
zodat Opdrachtgever deze zelf in behandeling kan nemen. Uiteraard kunnen wij
Verwerkingsverantwoordelijke daarbij behulpzaam zijn.
13.11 EU domein.
Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese
Economische Ruimte, tenzij wij hierover met Verwerkingsverantwoordelijke andere
afspraken hebben gemaakt. Deze eventuele afwijkende afspraken leggen wij
gezamenlijk schriftelijk vast, per brief of per e-mail.
13.12 Beveiligingsmaatregelen.
Wij hebben alle mogelijke beveiligingsmaatregelen genomen die redelijkerwijs mogen
worden verwacht, zie bijlage 1 bij deze algemene voorwaarden voor een overzicht. Bij het
nemen van de beveiligingsmaatregelen is rekening gehouden met de te mitigeren risico’s, de
stand van de techniek en de kosten van de beveiligingsmaatregelen.
13.13 Aansprakelijkheid.
Verwerkingsverantwoordelijke heeft zich goed geïnformeerd over de
beveiligingsmaatregelen die wij hebben genomen en is van mening dat deze maatregelen
een beveiligingsniveau hebben dat past bij de aard van de persoonsgegevens en de
omvang, context, doeleinden en risico’s van de verwerking.
13.14 Informatieplicht.
Wij informeren Verwerkingsverantwoordelijke als een van de beveiligingsmaatregelen
substantieel wijzigt.
13.15 Waarborgen.
Wij bieden passende waarborgen voor de toepassing van de technische en
organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten
verwerkingen. Als Verwerkingsverantwoordelijke de wijze waarop wij de
beveiligingsmaatregelen naleven wil laten inspecteren, dan kan
Verwerkingsverantwoordelijke hiertoe een verzoek aan ons doen. Wij zullen hierover
gezamenlijk met Verwerkingsverantwoordelijke afspraken maken. De kosten van een
inspectie zijn voor rekening van Opdrachtgever. Verwerkingsverantwoordelijke stelt aan
ons een kopie van het inspectierapport ter beschikking.
13.16 Datalekken.
Indien er sprake is van een datalek, dan stellen wij Verwerkingsverantwoordelijke daarvan
op de hoogte. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit datalek hebben
ontdekt. Wij zullen Verwerkingsverantwoordelijke daarbij voorzien van de informatie die
Verwerkingsverantwoordelijke redelijkerwijs nodig heeft om – indien nodig – een juiste en
volledige melding te doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens en eventueel de
betrokkene(n) in het kader van de Meldplicht Datalekken. Ook van de door ons, of onze
subverwerker, naar aanleiding van het datalek genomen maatregelen houden wij
Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte.
13.17 Verantwoordelijkheid melding datalek.
De melding van datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens en (eventueel)
betrokkene(n) is altijd de eigen verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke.
13.18 Registratieplicht.
Het (bij)houden van een register van datalekken is altijd de verantwoordelijkheid van
Opdrachtgever.
13.19 Geheimhoudingsplicht.
Wij houden de van Opdrachtgever verkregen persoonsgegevens geheim en verplichten
onze medewerkers en eventuele subverwerkers ook tot geheimhouding.
13.20 Aansprakelijkheid.
Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat de verwerking van persoonsgegevens
op basis van deze voorwaarden niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten
van betrokkene(n). Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het door
Verwerkingsverantwoordelijke niet naleven van de AVG of andere wet- of regelgeving.
Verwerkingsverantwoordelijke vrijwaart ons ook voor aanspraken van derden op grond
van zulke schade. De vrijwaring geldt niet alleen voor de schade die derden hebben
geleden (materieel maar ook immaterieel), maar ook voor de kosten die wij in verband
daarmee moeten maken, bijvoorbeeld in een eventuele juridische procedure, en de
kosten van eventuele boetes die aan ons worden opgelegd ten gevolge van het handelen
van Verwerkingsverantwoordelijke. De in deze algemene- en leveringsvoorwaarden
overeengekomen beperking van onze aansprakelijkheid is van kracht op de
verplichtingen zoals opgenomen in deze voorwaarden, met dien verstande dat een of
meerdere schadevorderingen uit hoofde van deze voorwaarden en/of de voorwaarden
van de Overeenkomst nimmer tot overschrijding van de beperking kan leiden.
13.21 Overdraagbaarheid Overeenkomst.
Het is voor Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker, behalve als wij gezamenlijk
schriftelijk anders afspreken, niet toegestaan om deze voorwaarden en de rechten en de
plichten die samenhangen met deze voorwaarden over te dragen aan een ander.
13.22 Beëindiging en teruggave/vernietiging persoonsgegevens.
Als het om praktische redenen noodzakelijk is, worden de persoonsgegevens die wij in
opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke verwerken voor korte tijd opgeslagen op ons
systeem. De opgeslagen gegevens verwijderen wij na verwerking, maar tenminste elke
maand.
13.23 Logboek.
In het support logboek en/of administratie die wij bijhouden van onze werkzaamheden
voor Verwerkingsverantwoordelijke en waartoe Verwerkingsverantwoordelijke
rechtstreeks toegang heeft, blijven gegevens maximaal 12 maanden na invoer voor
Verwerkingsverantwoordelijke beschikbaar. Data wordt daarna door Verwerker
verwijderd. Bij beëindiging van de Overeenkomst wordt het support logboek van
Opdrachtgever verwijderd binnen maximaal 3 maanden na wederzijdse
overeenstemming tot beëindiging.
13.24 Aanvullingen en wijziging Overeenkomst.
Aanvullingen en wijzigingen op deze voorwaarden zijn alleen geldig als ze op schrift zijn
gesteld. Onder “schriftelijk” worden ook wijzigingen begrepen die per e-mail zijn
gecommuniceerd, gevolgd door een akkoord per e-mail van de andere partij. Een wijziging
in de verwerkte persoonsgegevens of in de betrouwbaarheidseisen, de privacyregelgeving
of eisen van Opdrachtgever kan aanleiding zijn om deze voorwaarden aan te vullen of te
wijzigen. Indien dit leidt tot significante aanpassingen in de dienstverlening, of indien wij
niet kunnen voorzien in een passend niveau van bescherming, kan dit voor ons reden zijn
om de Overeenkomst te beëindigen.
13.25 Slotbepalingen.
Op verzoek van Opdrachtgever stellen wij Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie
ter beschikking die nodig is om de nakoming van de in deze voorwaarden neergelegde
verplichtingen aan te tonen. Wij maken audits mogelijk, waaronder inspecties, door
Verwerkingsverantwoordelijke of een door Verwerkingsverantwoordelijke gemachtigde
controleur en dragen daaraan bij. De kosten van dergelijke verzoeken, audits of inspecties zijn
voor rekening van Opdrachtgever. Ook eventuele audits bij subverwerkers zijn voor rekening
van Opdrachtgever.
13.26 Toezichthouder.
Partijen werken desgevraagd samen met de toezichthoudende autoriteit bij het
vervullen van haar taken.
13.27 Aanvulling AI-verwerking.
Indien NVM Service Office bij de uitvoering van de Overeenkomst gebruikmaakt van
AI-technologie of transcriptiesystemen, kwalificeren de betreffende
technologieaanbieders als subverwerker in de zin van de AVG. Deze subverwerkers
verwerken persoonsgegevens uitsluitend:
- binnen de Europese Economische Ruimte, tenzij schriftelijk
anders overeengekomen, - op basis van een verwerkersovereenkomst die passende
technische en organisatorische maatregelen waarborgt, - zonder zelfstandige doeleinden en zonder gebruik voor
modeltraining of eigen commerciële doeleinden. - Het gebruik van AI-technologie vindt plaats binnen de rol van
NVM Service Office als Verwerker. De doeleinden en middelen
van de verwerking blijven onder verantwoordelijkheid van
Opdrachtgever als Verwerkingsverantwoordelijke. - Voor zover verwerking plaatsvindt door middel van tijdelijke
opslag ten behoeve van transcriptie, worden deze gegevens niet
langer bewaard dan strikt noodzakelijk voor verwerking en
uiterlijk binnen vierentwintig (24) uur verwijderd.
Artikel 14. AI-ondersteunende dienstverlening
14.1 NVM Service Office is gerechtigd bij de uitvoering van haar dienstverlening gebruik te maken van geautomatiseerde systemen, waaronder kunstmatige intelligentie (AI), spraakherkenning. transcriptiesoftware en vergelijkbare technologieën, voor zover dit plaatsvindt binnen de kaders van de toepasselijke wet- en regelgeving.
14.2 Het gebruik van AI geschied uitsluitend ter ondersteuning van de dienstverlening, waaronder begrepen:
- het verwerken en structureren van communicatie,
- het opstellen van logboekregistraties in OfficePro,
- kwaliteitsverbetering en efficiëntie van processen,
- verbetering van bereikbaarheid buiten reguliere kantoortijden.
14.3 AI-systemen nemen geen zelfstandige besluiten met rechtsgevolgen voor betrokkenen NVM Service Office blijft verantwoordelijk voor menselijke controle op de uiteindelijke dienstverlening.
14.4 Voor zover in het kader van de dienstverlening telefoongesprekken worden opgenomen ten behoeve van transcriptie en verwering in OffiePro:
- geschiedt dit uitsluitend voor het opstellen van volledige en correcte
logregistraties, - worden opnames en ruwe transcripts uiterlijk binnen vierentwintig (24) uur na
verwerking vernietigd, - worden deze gegevens niet gebruikt voor trainingsdoeleinden van AI-modellen,
- worden deze gegevens niet voor andere doeleinden verwerkt dan de uitvoering
van de Overeenkomst.
De vernietiging van opnames en ruwe transcripts laat onverlet dat de daaruit
voortvloeiende en in OfficePro vastgelegde logregistraties onderdeel vormen van
de reguliere dienstverlening en overeenkomstig artikel 13 en de daarin
opgenomen bewaartermijnen worden bewaard.
14.5 NVM Service Office kan bij het gebruik van AI gebruikmaken van derde technologieaanbieders als subverwerker conform artikel 13.
14.6 Opdrachtgever erkent dat AI-systemen ondersteunend van aard zijn en dat NVM Service
Office geen garantie geeft op foutloosheid van door AI gegenereerde concepten of
analyses. Opdrachtgever blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de inhoudelijke
beoordeling en besluitvorming op basis van door NVM Service Office verwerkte of door
AI ondersteunde gegevens.
Artikel 15. Personele dienstverlening en overname
15.1 NVM Service Office investeert in de werving, opleiding en ontwikkeling van
medewerkers ten behoeve van de ondersteuning van NVM-leden. In het kader van
haar dienstverlening kan NVM Service Office personeel werven, opleiden en
inzetten voor de uitvoering van werkzaamheden voor Opdrachtgever.
15.2 Indien gedurende de samenwerking blijkt dat een medewerker van NVM Service
Office structureel geschikt is voor indiensttreding bij Opdrachtgever, kunnen partijen
in onderling overleg een overnametraject overeenkomen.
15.3 Een overname als bedoeld in lid 2 kan niet eerder plaatsvinden dan na een minimale
periode van zeven (7) maanden dienstverband van de betreffende medewerker bij
NVM Service Office.
15.4 Voor een overeengekomen overname wordt een separate vergoeding
overeengekomen, rekening houdend met de door NVM Service Office gedane
investeringen in werving, opleiding en begeleiding.
15.5 Indien Opdrachtgever zonder voorafgaande schriftelijke overeenstemming een
medewerker van NVM Service Office die betrokken is (geweest) bij de uitvoering
van de dienstverlening voor Opdrachtgever in dienst neemt of anderszins
contractueel aan zich bindt tijdens de looptijd van de Overeenkomst of binnen twaalf
(12) maanden na beëindiging daarvan, is Opdrachtgever aan NVM Service Office
een onmiddellijk opeisbare vergoeding verschuldigd ter hoogte van drie (3) bruto
maandsalarissen van de betreffende medewerker, vermeerderd met btw.
15.6 NVM Service Office kan daarnaast opleidings-, begeleidings- en inwerktrajecten
verzorgen voor medewerkers die reeds in dienst zijn van Opdrachtgever. Deze
dienstverlening kan onder meer bestaan uit training in systemen, werkprocessen,
klantcontact en dossieropbouw, alsmede implementatie van OfficePro en
aanverwante werkwijzen.
15.7 Gedurende het dienstverband bij NVM Service Office blijft de betreffende
medewerker onder leiding en verantwoordelijkheid van NVM Service Office
werkzaam. Medewerkers die reeds in dienst zijn van Opdrachtgever blijven
gedurende een opleidings- of inwerktraject volledig onder verantwoordelijkheid van
Opdrachtgever.
15.8 Deze bepaling laat de vrijheid van arbeidskeuze van medewerkers onverlet en strekt
uitsluitend tot regeling van de rechtsverhouding tussen NVM Service Office en
Opdrachtgever.