Bij NVM Service Office geloven we dat goede dienstverlening begint met een sterke start. Daarom speelt onboarding een cruciale rol in onze werkwijze. Het onboardingsproces is dé manier om nieuwe samenwerkingen soepel en efficiënt te laten verlopen. Het doel? Alles perfect afstemmen op de wensen en behoeften van het NVM-kantoor.

Wat is onboarding

Wanneer een NVM-kantoor kiest voor onze ondersteuning, starten we met een onboardingsgesprek. Dit gesprek vormt de basis voor een succesvolle samenwerking. We bespreken uitgebreid wat het kantoor nodig heeft en hoe wij daarop kunnen aansluiten. Denk aan telefonie, het inplannen van bezichtigingen, mailboxbeheer of zelfs het opstellen van koopovereenkomsten of creëren van commerciële kansen.

We zorgen dat we het kantoor écht leren kennen, zodat onze dienstverlening precies aansluit op hun werkwijze. We sluiten niet alleen aan op de werkwijze, maar vooral op de mensen: het team, de makelaars en de binnendienst. We willen hen écht goed leren kennen. Uiteindelijk worden we hun collega’s op afstand, en met onze persoonlijke aanpak zorgen we ervoor dat die afstand zo klein mogelijk voelt.

Hoe werkt het

De Onboarding Specialist speelt een sleutelrol tijdens het onboardingsproces: zij inventariseren de behoeften van het kantoor, leggen uit hoe we werken en leggen dit vast in duidelijke werkafspraken. Tevens zorgen zij ervoor dat alles technisch geregeld wordt. Denk hierbij aan het instellen van doorschakelnummers, toegang regelen tot Realworks en het opstarten van onze communicatietool Office Pro.

Onze onboarding is persoonlijk: we komen het liefst naar het kantoor toe. Dit geeft ons een goed beeld van de werkwijze en de mensen die op het kantoor werken, wat helpt om maatwerk te leveren. Zo maken we een vliegende start en kunnen onze Office Supporters direct effectief aan de slag.

Extra focus op onboarding

Sinds 2024 heeft NVM Service Office de capaciteit uitgebreid met Onboarding Specialisten. Zij hebben specifieke training gekregen om het proces nóg beter te begeleiden en de kwaliteit te verhogen. Vanuit onze hubs in Waardenburg, Hoofddorp en Utrecht bieden deze specialisten niet alleen ondersteuning, maar ook een persoonlijke benadering.

Aan het woord: onze Onboarding Specialisten

Angélique van Oort, Service Coördinator en Onboarding Specialist in Utrecht:
“Ik start het gesprek altijd met de vraag: waarom willen jullie gebruik maken van onze diensten? Zo krijg ik direct inzicht in hun verwachtingen. Veel klanten zeggen ‘doe maar alles’, maar wat bedoelen ze daar precies mee? Daarom ga ik het liefst langs bij het kantoor. Het helpt enorm om te zien hoe een kantoor werkt en om daar onze ondersteuning op af te stemmen. Als de afspraken rond zijn, brief ik ons team, zodat ze weten hoe ze het beste aan de slag kunnen.”

Johan van Duinen, Onboarding Specialist en Office Supporter in Hoofddorp:
“Voor mij is het persoonlijk contact heel belangrijk. Tijdens het onboardingsgesprek leer ik het kantoor echt kennen. Dat maakt het daarna makkelijker om samen te werken. Door deze aanpak voelen wij ons voor veel kantoren echt een collega op afstand. Soms voor een paar maanden, bijvoorbeeld tijdens zwangerschapsverlof, en soms al jarenlang.”

Lisa van der Horst, Onboarding Specialist en Office Supporter in Waardenburg:
“Elk onboardingsgesprek is anders. Soms beginnen we klein, met alleen telefonie of mailboxbeheer. Maar binnen een paar maanden breidt het vaak uit naar bijvoorbeeld koopovereenkomsten en Taxatie Support. Die afwisseling maakt het werk uitdagend en leuk. Wat ik het mooiste vind? Dat we voor veel kantoren écht een verlengstuk van hun team zijn.”

Waarom onboarding zo belangrijk is

Een goede onboarding legt de basis voor een succesvolle samenwerking. Door tijd te investeren in het leren kennen van een kantoor en alles goed in te richten, zorgen we dat onze ondersteuning direct soepel verloopt. Mocht er toch bijsturing nodig zijn, dan zijn de lijnen kort en kunnen we snel schakelen. Dit is niet alleen prettig voor het kantoor, maar ook essentieel voor onze Office Supporters, die vanaf dag één gericht aan de slag kunnen.

Samen werken we aan een sterke start, zodat onze kantoren focus kunnen houden op waar het echt om draait: makelen en taxeren.