Sonja Schortinghuis is een van de vier mensen die Winkel & Buis Makelaardij in Egmond aan Zee tot een succes maken. Van oorsprong is Sonja leerkracht. “Ik heb al doende het vak geleerd. Als leerkracht had ik natuurlijk wel vaardigheden op het gebied van communicatie en organisatie, maar de dagelijkse praktijk op een makelaarskantoor heb ik geleerd door gewoon te doen en snel te leren.” Samen met echtgenoot Andreas en met collega’s Pauline Kager en Marcel Buis vormt Sonja het kloppend hart van dit markante makelaarskantoor in het charmante Egmond aan Zee. Het kantoor bestaat al sinds 1986. Behalve de dorpsgemeenschap kent Egmond aan Zee ook veel toerisme en recreatie. Daardoor zijn er veel binnenlopers op kantoor, zowel toeristen als serieuze kijkers. Dat kan nog wel eens voor onverwachte drukte zorgen.

Continuïteit
“Ik vind het een geruststellende gedachte dat onze kwaliteit ook tijdens pieken gewaarborgd is. Wij hebben af en toe enorme drukte op kantoor en we zijn maar met zijn vieren. Stress geeft heel veel onrust en het gevoel van overbelasting, waardoor je alleen maar achteruit holt in kwaliteit. Jullie support voelt voor ons echt als onze vijfde collega. Het zou mooi zijn als we af en toe ook werkelijk fysieke ondersteuning zouden kunnen krijgen. Als echtpaar zijn we natuurlijk wel eens op vakantie en dan is meteen de helft van onze kantoorbezetting afwezig.”

Schaalbaarheid
“Vooral bij populaire huizen wordt er veel gebeld en zijn er nog steeds veel bezichtigingen. Het is zo fijn dat we die hele communicatie rondom de planning niet meer zelf hoeven te doen. Ik vind het fijn dat ik jullie een afgebakende taak kan meegeven bij pieken en het daarna ook helemaal kan loslaten. Ik heb vanaf het begin het volste vertrouwen dat jullie dat goed oppakken en het is bij mijn weten ook nog niet fout gegaan.”

Efficiency
“Jullie werken gefocust. Wij hebben soms wel vijf dingen die we door elkaar aan het doen zijn. Doordat jullie je richten op het afvangen van telefoon en mail, kunnen we onze backoffice taken geconcentreerder en sneller uitvoeren. Dat is voor ons efficiënter, maar ook levert het uiteindelijk een hogere klantscore op. We maken vrijwel geen fouten als we allemaal de rust hebben om onze taken goed uit te voeren.”

“Uitbellen naar contacten uit het nabije verleden, of voormalige opdrachtgevers, is iets wat we in principe het liefst zelf doen. Egmond is een klein dorp en met zijn vieren kennen we iedereen. Voor je het weet worden dit langere gesprekken. Als je ook bezoek op kantoor ontvangt, zit je nooit op je gemak te bellen. Er kan altijd iemand binnenkomen of bellen en je wilt op zo’n moment liever niet je uitgaande gesprek onderbreken. Het is een prettig idee dat jullie ook op dat gebied ondersteuning kunnen bieden en, wanneer nodig die gesprekken  voor ons kunnen voeren.”

Gemak
“Ik was aangenaam verrast om erachter te komen dat jullie Office Supporters allemaal zeer ervaren zijn in het werken met Realworks. Dat helpt om de controle over het proces los te laten, want mensen zijn in goede handen en het gaat allemaal soepeltjes. Wij kennen de hoofdfuncties van Realworks wel, maar we weten ook dat er heel veel meer met het programma kan. We hebben niet de tijd of de rust om ons erin te verdiepen. In de praktijk lopen we ook vaak te experimenteren met externe tools of applicaties, terwijl we niet weten dat dat in Realworks ook kan. Eigenlijk zonde. Het zou fijn zijn als jullie ons af en toe zouden kunnen helpen met het beter leren werken met Realworks.”

Tijd
“Het is op ons kantoor vaak schipperen met de tijd. We geven altijd de prioriteit aan onze klanten. Door de frontoffice-taken aan jullie uit te besteden, hebben we meer aandacht voor onze opdrachtgevers maar ook voor andere zaken die het runnen van een  makelaarskantoor met zich meebrengt. Met jullie erbij als vijfde collega is onze kwaliteit gewaarborgd en overbelasting tot een minimum teruggebracht.”