Makelaar en taxateur Bob van Deelen is al sinds 1999 werkzaam in de makelaardij. Na jarenlang bij diverse gerenommeerde makelaarskantoren gewerkt te hebben, richtte hij inmiddels zeven jaar geleden samen met compagnon Relia Steenks makelaarskantoor Steenks & van Deelen op. Samen bedienen zij sindsdien regio Den Haag en omstreken. Dit deden ze voorheen met de hulp van twee collega’s in de binnendienst, maar daar kwam eind vorig jaar ineens verandering in en dat vroeg om een snelle en flexibele oplossing.

“Het was voor ons eigenlijk een onverwachte samenloop van omstandigheden, waardoor we terechtkwamen bij NVM Service Office. We hadden voorheen namelijk nog twee dames in dienst die samen 1 FTE op de binnendienst deelden. Een van hen werd echter langdurig ziek en de ander ging weg, dus daar moest snel een oplossing voor komen. In eerste instantie hebben we toen voor een tijdelijke invulling gekozen met de backoffice diensten van NVM Service Office. Maar toen na enige tijd bleek dat de medewerkster niet meer terugkwam, waren we al tot de conclusie gekomen dat het goed werkte en dus hebben we het zo gehouden”, aldus Bob van Deelen.

Veranderingen in de markt

Naast veranderingen in de bezetting waren ook veranderingen in de markt voor Steenks & van Deelen een reden om de zaken anders in te richten. Bob: “We zagen ten tijde van deze veranderingen ook dat de hectiek in de markt afnam. We hadden bijvoorbeeld niet langer zestig tot zeventig bezichtigingen per pand, waardoor we zelf ook vaker op kantoor aanwezig waren. Daarnaast zagen we dat de digitalisering verder doorzette, waardoor er veranderingen plaatsvonden in de werkzaamheden. Dit alles leidde tot de conclusie dat we het voor nu wellicht ook met drie dagen binnendienst zouden redden. We hebben toen wel overwogen daar een vacature voor uit te zetten, maar het valt momenteel niet mee om aan goed personeel te komen. Een collega makelaar tipte ons daarom op de diensten van NVM Service Office.”

Geluiden over de uitdaging om aan geschikt personeel te komen, zijn al enige tijd op meer plekken te horen. Niet alleen in de makelaarsbranche. Bob: “Ja, je merkt dat het lastiger is om goede mensen te vinden, maar ook mensen die het nog leuk vinden om te doen. Vroeger zaten er vaak meerdere secretaresses op een kantoor, maar mede door de digitalisatie zijn met name kleinere kantoren steeds vaker bezet door nog maar één secretaresse. Wat voor veel mensen toch minder aantrekkelijk is, omdat je dan veel uren alleen op kantoor doorbrengt. Daarbij hebben werkzoekenden momenteel vrij veel keuze in de huidige arbeidsmarkt dus je moet als werkgever wel echt iets aantrekkelijks te bieden hebben. Dit alles bij elkaar maakt het, zeker voor kleinere kantoren, vaak extra lastig om personeel aan te trekken en daarin biedt NVM Service Office uitkomst.”

Voordelen van flexibiliteit

Het feit dat de markt steeds opnieuw verandert, is volgens Bob van Deelen zeker ook een reden om de voorkeur te geven aan meer flexibiliteit. “We merken het in ons kantoor ook. Na een periode van enorme dynamiek zit nu de vertraging er een beetje in. Natuurlijk verkoop je nog steeds, maar de druk is er een beetje vanaf. Daardoor heb je ook minder personeel nodig nu, maar dat kan natuurlijk zomaar weer veranderen. Ik kan me dan ook zomaar voorstellen dat we in de toekomst weer gaan opschalen als het gaat om de binnendienst. Maar het voordeel van NVM Service Office is dat je ook eenvoudig kunt opschalen of afschalen wanneer dat nodig is. Het feit dat wij als kantoor van begin af aan zoveel mogelijk digitaal en papierloos hebben gewerkt, maakt ook dat wij daarin nog sneller stappen kunnen maken wanneer nodig.”

Ondanks de voordelen en flexibiliteit van NVM Service Office ziet Bob nog wel een zekere terughoudendheid bij collega makelaars. “We zien ook wel andere kantoren, waar mensen weggaan, die als vervanging gebruik gaan maken van de diverse diensten van NVM Service Office. Maar er zijn ook genoeg kantoren die daar nog wat terughoudend in zijn. Die hebben dan bijvoorbeeld nog een fulltime secretaresse zitten, die in veel gevallen lang niet altijd fulltime nodig is. Nou wil ik die secretaresses natuurlijk niet allemaal hun baan afnemen, maar wanneer je als kantoor meer naar het grotere geheel gaat kijken, kun je beter inschatten of dat niet efficiënter op te lossen is. Het kan bijvoorbeeld ook zomaar zijn dat wij in de toekomst weer parttime iemand aannemen en dat (deels) aanvullen met office support van NVM Service Office. Zo speel je, ook als kleiner kantoor, op ieder moment flexibel en snel in op de veranderende markt.”