In gesprek met Paul van Ferneij

Paul van Ferneij is een van de drie partners van Doornbos, Haanen & Ferneij Makelaardij. Zij hebben een sterke positie opgebouwd als dé full-service NVM-makelaar in Zeewolde. Met hun ruime kennis van de lokale markt, glasheldere werkwijze en persoonlijke aanpak, verbinden zij mensen met het juiste huis op de juiste plek in de juiste omgeving van Zeewolde. Daar maken zij zich hard voor. Hun focus ligt met name op nieuwbouw, bestaande bouw en taxeren. Paul en zijn medevennoten snappen als geen ander dat het kopen of verkopen van je woning vaak een van de grootse en spannendste momenten in je leven is. Dan wil je natuurlijk dat dit proces soepel en zorgeloos verloopt. Met hun (lokale) kennis en passie voor mens en dorp zorgen ze elke keer weer voor een positieve (ver)koop. De backoffice activiteiten laten zij over aan de kundige mensen van NVM Service Office.

Paul vertelt hoe de samenwerking met NVM Service Office tot stand is gekomen. ‘We lazen over NVM Service Office en haar dienstverlening in een nieuwsbrief van de NVM en besloten contact te leggen om te kijken wat ze voor ons zouden kunnen betekenen. Zo is de samenwerking ontstaan. Omdat we dachten ‘Het is toch wel handig als je een backoffice hebt die ook afspraken kan inplannen, mensen kan voorzien van informatie, en eventueel nog andere dingen voor ons kan doen’. Die dringende behoefte aan ondersteuning werd versterkt doordat onze toenmalige secretaresse wegging. Tegelijkertijd kwam Peter als vennoot erbij en wat is dan het slimste om te doen? We dachten: ’Waarom zouden we dan niet de administratie ieder voor zich gaan doen’. Dus in plaats van dat alles gecentraliseerd wordt bij een secretaresse (mailboxen bijhouden, telefonie, afspraken maken en opstellen van koopovereenkomsten) besloten we dat zelf te gaan doen.

Veel meer dan een telefoondienst

Alleen is het dan wel handig als je enige vorm van een backoffice hebt. Een backoffice die in ieder geval de telefoon kan overnemen, want dat lukt soms niet als je uit huis bent. Dus voor ons is dat ook echt van een toegevoegde waarde gebleken dat daar een partij achter zit die bijvoorbeeld bezichtigingen kan plannen en ervoor zorgt dat je bereikbaarheid niet onder druk komt te staan. We merken in de dagelijkse praktijk dat dat ook veel rust biedt. Als je een keer niet de telefoon kunt opnemen, dan zie je vanzelf een berichtje verschijnen wanneer je actie moet ondernemen en dat is toch een stuk relaxter werken dan wanneer je alleen een gemiste oproep ziet!

“Die constante bereikbaarheid vinden we heel belangrijk. Dat mensen niet een bandje of voicemail hoeven in te spreken als je op pad bent, want dat vind ik heel onprofessioneel overkomen. Mensen hebben nu soms niet in de gaten dat ze niet ons kantoor aan de lijn hebben maar de NVM Service Office. En zo hoort het eigenlijk ook!”

Dat alles was voor ons een reden om contact te zoeken en te onderzoeken wat we voor elkaar konden betekenen.’

Inmiddels merken Paul en de andere twee vennoten dat er momenteel wel veel druk op hen alle drie ligt. Druk die ontstaat vanuit bezichtigingen, taxeren, woningverkoop en onderhandelen, doordat de markt de afgelopen vijf à zes maanden flink is aangetrokken.

Met een gerust hart het opstellen van nieuwbouw contracten uitbesteden

Eenmaal aan boord besloot Paul ook deel te nemen aan de pilot van concept koopaktes en OTD van NVM Service Office. ‘Het was zo druk dat we gewoon geen tijd hadden voor het opstellen van koopovereenkomsten. Of ik zou daar mijn avonden mee moeten vullen. Dat vond ik geen gezonde optie en dus was het voor ons enorm fijn dat NVM Service Office die voor ons kon maken. Die zaken vielen heel mooi samen in tijd. Want eigenlijk hadden we de vraag bij NVM Service Office neergelegd of zij voor ons voor twee nieuwbouwprojecten de nieuwbouw contracten zouden kunnen maken. En zo hoorden we over de pilot en konden we via de pilot hierbij snel en vakkundig geholpen worden door Gabriëlle Klinkers. Vervolgens is dat voor ons niet meer dan een nakijkoefening gebleken, wat veel tijd en werk scheelt. Stiekem gaat er toch veel tijd zitten in het opstellen van die nieuwbouw contracten en dat konden we nu met een gerust hart uitbesteden.

In het begin is het natuurlijk aftasten hoe dat in zijn werk gaat. Ik leverde een voorbeeld overeenkomst aan zoals wij deze gewend waren in te vullen en daarnaast leverden wij ook de gegevens van de relatie aan. Zo leverden we op twee A-4tjes alle gegevens en de prijzen aan die in het contract dienden te komen. En dat ging ontzettend goed. Ik hoefde het alleen maar na te kijken. En dat doe je normaliter ook wanneer je dit werk door een secretaresse laat doen: het vier-ogen-principe.

            “Het ging snel, de lijnen waren kort, een positieve ervaring en zeker voor herhaling vatbaar.”

De ervaring leert dat je met standaardwerk zoals het opstellen van contracten en overeenkomsten de meeste fouten maakt, omdat het standaardwerk wordt. Zeker in tijden van drukte zoals nu. Dan is het gewoon heel fijn dat je zo’n redelijk eenvoudige invuloefening als nieuwbouw contracten kan uitbesteden.’